La gestión de una flota es la utilización de un conjunto de vehículos con el objetivo de prestar un servicio a un tercero o realizar una actividad en una organización, de la forma más eficiente y eficaz cumpliendo con un determinado nivel de servicio y coste.
Los costes de una flota de vehículos es un aspecto clave de su gestión, por lo tanto hay que realizar un control y seguimiento de los mismos con los siguientes objetivos:
Establecer y controlar el presupuesto de la flota
Establecer las tarifas y precios del servicio que prestamos
Conocer cuales son las desviaciones respecto a los costes planificados
Conocer cuanto cuesta el Km. recorrido
Conocer el coste hundido por Km. y día
Conocer cuanto cuesta el coste de un servicio/recorrido
Conocer el coste de propiedad del vehículo TCO (Total Cost of Ownership)
Establecer el periodo de retirada/renovación de los vehículos
Realizar el control y seguimiento económico de la flota
Calcular los principales indicadores económicos-financieros de la flota
Realizar un análisis ABC de los costes de la flota
Establecer el cuadro de mando de los costes de la flota
Establecer un histórico de costes para hacer previsiones
Obtener información valiosa para la toma de decisiones
Identificar patrones de comportamiento de los costes de la flota
Para conseguir estos objetivos, la organización tiene que establecer el sistema de información apropiado para recopilar y analizar la información de los costes de la flota.
La principal causa por la que una organización no realiza el control y seguimiento de los costes de la flota, es por que no tiene establecido un sistema de información apropiado y no dedica los recursos materiales y humanos necesarios adecuados.
El mayor valor añadido del control y seguimiento de los costes de la flota es el análisis de los datos con el objetivo de obtener información valiosa para la toma de decisiones.
La finalidad del presente documento es explicar como una organización puede desarrollar los objetivos anteriormente comentados. Primeramente se explica cuáles son los costes de una flota de vehículos, su evolución en el tiempo y qué información se puede obtener.
Se realiza un caso práctico de cómo calcular el coste por Km., el coste por la prestación de un servicio, el cálculo del TCO, que partidas componen el presupuesto de una flota, y cómo establecer el periodo de renovación de los vehículos.
A continuación se desarrolla un modelo para realizar el control y seguimiento de los costes variables de operación de una flota para conocer si las desviaciones de los costes son debido a los costes unitarios o a la distancia recorrida.
Por último, para realizar un apropiado control y seguimiento de los costes de una flota de vehículos de una manera sencilla y rápida se desarrolla un cuadro de mando genérico de costes.
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