La gestión de una flota es la utilización de un conjunto de vehículos con el objetivo de prestar un servicio a un tercero o realizar una actividad en una organización, de la forma más eficiente y eficaz cumpliendo con un determinado nivel de servicio y coste.
La gestión de una flota de vehículos es un aspecto clave para el desarrollo de la estrategia general de una organización y por lo tanto ha de ser diseñada e implementada a partir de las directrices de la misma y las características y objetivos de la organización.
Para unas organizaciones la gestión de su flota de vehículos es la principal actividad de su cadena de valor y supone su mayor activo para prestar un servicio. Este es el caso de compañías de transporte de viajeros y mercancías por carretera, alquiler de vehículos, empresas de renting, taxis, mensajería, paquetería o los servicios de limpieza viaria y recogida de basuras prestados por los ayuntamientos.
Para otro tipo de organizaciones es una actividad soporte de su actividad principal o una forma de gratificar a sus directivos suministrándoles un vehículo para su uso particular. Este es el caso de compañías con comerciales (farmacéuticas, tecnológicas etc.), aeropuertos, supermercados u organizaciones no gubernamentales.
Existen tres tipos de categorías de flotas de vehículos y que son las siguientes; las que realizan rutas planificadas; las que tienen una demanda aleatoria de los vehículos; y las que tienen asignado un vehículo a un conductor/usuario o a una actividad a realizar de forma permanente.
Cada tipo de categoría de flota tiene una operativa y características diferentes, así mismo existen multitud de variables y factores involucrados en la gestión de una flota de vehículos, haciendo que cada flota de vehículos sea única y diferente y se llegue a la mejor solución factible para la gestión de la misma.
El objetivo del presente documento es proponer una metodología y suministrar una visión global para la gestión de cualquier flota de vehículos a través de sus factores clave y de todas las actividades involucradas en la misma mostradas en el gráfico 1.
Gráfico 1: Actividades de la gestión de una flota de vehículos. Fuente propia
Hay cinco actividades principales en la gestión de una flota de vehículos y son: la primera es el diseño y la implantación de la política la cual debe contener las directrices de la gestión de la flota de vehículos, la segunda actividad es calcular el número óptimo y las capacidades de los vehículos y las rutas si la hubiera, la tercera actividad es la elección del tipo, las marcas y el equipamiento y la forma de adquisición de los vehículos, la cuarta actividad es la operación de los vehículos como la gestión del mantenimiento, los accidentes de tráfico etc. y la quinta actividad es el diseño de la política de retirada de los vehículos y su canal de venta.
Estas cincos actividades tienen tres actividades soporte como son: El control y seguimiento para conocer el estado, donde están y quien utiliza los vehículos; el cuadro de mando análisis de mando y reporte, debido a que durante las actividades de adquisición, operación y retirada se genera información relevante que debe ser analizada para la toma de decisiones y conocer el estado y evolución de la gestión de la flota; y los servicios auxiliares que han de realizarse para cumplir principalmente con la legalidad vigente en el país donde opera la flota como la gestión de las multas, la inspección técnica de los vehículos, los accidentes etc.
Además de las actividades mencionadas, la gestión de la flota esta compuesta por los procesos, la estructura organizativa, el personal, las instalaciones y el software y hardware necesario.
El presente documento es una introducción a la gestión de flotas de vehículos, por lo que cada actividad descrita, se puede desarrollar y extender con más profundidad, así mismo cada flota de vehículos es única y diferente y por lo tanto la metodología propuesta en este documento hay que adaptarla a las características, operativa y objetivos de cada flota.
Las actividades de mayor valor añadido en la gestión de una flota de vehículos son: el diseño de la política de la gestión de la flota de vehículos, el cálculo óptimo del tamaño de la flota de vehículos, la operación de los vehículos y el cuadro de mando y análisis de datos, y por lo tanto estas actividades están más desarrolladas que el resto de las actividades en este documento.
En los siguientes capítulos se explicará en detalle cada una de las actividades del gráfico 1 y los principales aspectos clave para la gestión de una flota de vehículos de una forma apropiada.
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